AP benadrukt naleving regels voor online assessments bij sollicitaties

Het gebruik van online en game-based assessments in sollicitatieprocedures neemt snel toe. Werkgevers en assessmentbureaus zetten deze tools steeds vaker in om sollicitanten te screenen en te beoordelen. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) brengt dit echter aanzienlijke privacyrisico’s met zich mee, met name wanneer dergelijke systemen leiden tot (deels) geautomatiseerde besluitvorming.

Geautomatiseerde besluitvorming of toch niet?

Van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van artikel 22 AVG is sprake wanneer een besluit volledig automatisch tot stand komt, zonder betekenisvolle menselijke tussenkomst, en dit besluit rechtsgevolgen heeft of de sollicitant anderszins aanzienlijk treft. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch afwijzen van een kandidaat op basis van een gegenereerde score. De score komt dan volledig geautomatiseerd tot stand zonder menselijke tussenkomst én de score heeft rechtsgevolgen voor de sollicitant.

In de praktijk wordt vaak aangenomen dat er geen sprake is van geautomatiseerde besluitvorming zolang er “een mens meekijkt”. De AP maakt echter duidelijk dat dit onvoldoende is. Alleen wanneer sprake is van daadwerkelijk betekenisvolle menselijke tussenkomst, valt de verwerking buiten het bereik van artikel 22 AVG. Dit betekent onder meer dat de beoordelaar bekwaam moet zijn en over voldoende kennis, vaardigheden en inzicht moet beschikken om op basis van de geautomatiseerde uitkomst een zelfstandige afweging te maken. Daarnaast moet de beoordelaar bevoegd zijn om de uitkomst van het systeem te wijzigen of naast zich neer te leggen. Ook moet sprake zijn van daadwerkelijke beoordelingsruimte en mag de beoordelaar niet slechts fungeren als doorgeefluik van een automatisch gegenereerde score.

 Aanleiding onderzoek AP

Uit onderzoek van de AP naar het gebruik van game-based en online assessments in wervings- en selectieprocedures blijkt dat steeds meer werkgevers en assessmentbureaus deze instrumenten inzetten voor de beoordeling van sollicitanten. Deze tools analyseren onder meer gedrag, vaardigheden en antwoorden van kandidaten en genereren op basis van deze gegevens geautomatiseerd een score, advies of oordeel.

De uitkomst van een dergelijk assessment kan vervolgens een doorslaggevende rol spelen in de beslissing van de werkgever. In die situaties kan sprake zijn van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van de AVG. Dit brengt verschillende risico’s met zich mee, zoals uitkomsten die niet betrouwbaar of nauwkeurig zijn, onvoldoende geschikt zijn om te beoordelen of iemand bij een functie past, onbedoelde discriminerende effecten en het gebruik van verouderde of onjuiste gegevens.

Volgens de AP is het daarom van groot belang dat organisaties deze risico’s niet alleen onderkennen, maar ook daadwerkelijk beheersen. In de praktijk bestaat anders het risico dat geautomatiseerde uitkomsten feitelijk leidend worden in de besluitvorming, zonder dat voldoende waarborgen aanwezig zijn. Juist in die situaties kunnen sollicitanten in aanzienlijke mate worden geraakt, zonder dat sprake is van een zorgvuldige en onafhankelijke beoordeling.

Mogelijke juridische grondslagen voor geautomatiseerde besluiten

Geautomatiseerde besluitvorming is op grond van de AVG alleen toegestaan onder strikte voorwaarden.

Het besluit is noodzakelijk om een overeenkomst met de sollicitant af te sluiten of uit te voeren

In de regel is werving en selectie gericht op totstandkoming van een arbeidsovereenkomst met een sollicitant. In het kader van werving en selectie ligt deze grondslag echter niet voor de hand. Hoewel het proces gericht is op het aangaan van een arbeidsovereenkomst, betekent dit niet dat werkgevers en assessmentbureaus automatisch een beroep kunnen doen op deze uitzondering.

Organisaties moeten concreet kunnen onderbouwen dat het gebruik van een geautomatiseerd besluit in hun specifieke situatie daadwerkelijk noodzakelijk is. Daarbij geldt dat organisaties moeten nagaan of er geen minder ingrijpende, maar even doeltreffende alternatieven beschikbaar zijn, zoals een (gedeeltelijk) menselijke beoordeling. Indien dergelijke alternatieven bestaan, zal al snel worden geconcludeerd dat het geautomatiseerde besluit niet noodzakelijk is en dus niet is toegestaan. 

De beoordeling van deze noodzaak is contextafhankelijk. Factoren die hierbij een rol kunnen spelen zijn onder meer het aantal ontvangen en te verwachten sollicitaties, de omvang van de organisatie en andere relevante omstandigheden.

Het ligt daarom voor de hand om deze afweging zorgvuldig vast te leggen, bijvoorbeeld in een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA), waarin wordt onderbouwd waarom een geautomatiseerd besluit noodzakelijk wordt geacht en welke alternatieven zijn overwogen.

Of de sollicitant heeft uitdrukkelijk toestemming gegeven

Een andere mogelijke grondslag voor geautomatiseerde besluitvorming is de uitdrukkelijke toestemming van de sollicitant. In de context van werving en selectie is deze grondslag echter problematisch, vanwege de ongelijke verhouding tussen sollicitant en werkgever of assessmentbureau.

Van geldige toestemming is alleen sprake wanneer deze vrijelijk is gegeven. Dit betekent dat de werkgever kan aantonen dat de sollicitant geen druk heeft ervaren bij het verlenen van toestemming en het weigeren of geven van toestemming geen nadelige gevolgen heeft voor de sollicitant. In de praktijk houdt dit in dat deelname aan een geautomatiseerd assessment niet verplicht mag zijn en dat een reëel, gelijkwaardig alternatief moet worden geboden. Wanneer een sollicitant wordt uitgesloten van de selectieprocedure omdat hij of zij geen toestemming geeft, is de toestemming niet vrij gegeven en daarmee ongeldig. Dit volgt ook uit de richtsnoeren van de European Data Protection Board (EDPB), waarin wordt benadrukt dat toestemming in situaties van afhankelijkheid slechts in uitzonderlijke gevallen als geldige grondslag kan dienen.

AP: Neem passende maatregelen en informeer over geautomatiseerd besluit

De AP benadrukt dat passende maatregelen genomen moeten worden ter bescherming van de gerechtvaardigde belangen, rechten en vrijheden van de sollicitant. Dit houdt onder meer in dat organisaties beschikken over een duidelijk intern beleid of procedure. In de praktijk betekent dit dat sollicitanten in ieder geval de mogelijkheid moeten hebben om hun standpunt kenbaar te maken, aanspraak moeten kunnen maken op betekenisvolle menselijke tussenkomst nadat een automatisch besluit is genomen en de mogelijkheid moeten hebben om een dergelijk besluit aan te vechten.

Daarnaast geldt een uitgebreide informatieplicht voor organisaties waarin zij sollicitanten duidelijk informeren over het plaatsvinden van een dergelijk geautomatiseerd proces en moeten de sollicitanten kunnen begrijpen hoe dit werkt. Zodoende moeten organisaties sollicitanten informeren over het bestaan van een geautomatiseerd besluit in een wervingsprocedure middels game- of online based assessments. Daarnaast dient nuttige informatie over de onderliggende logica van het geautomatiseerde besluit in beknopte, toegankelijke en begrijpelijke vorm verstrekt te worden aan de sollicitant om zich in staat te stellen te beroepen op inzage en diens rechten. Ook moet het belang van het geautomatiseerde besluit en de mogelijke gevolgen hiervan, waar nodig met voorbeelden, worden vermeld aan de sollicitant. Organisaties dienen bovenstaande maatregelen te verstrekken aan de sollicitanten voorafgaand aan het moment dat hun persoonsgegevens worden verwerkt, bijvoorbeeld door dit in de vacaturetekst of de privacyverklaring op te nemen. Dit ziet niet op het inzagerecht van sollicitanten op grond van artikel 15 lid 1 sub h AVG, dat ziet op een individuele situatie.

Game- en online based assessments en de AI-verordening

Voor dergelijke online en game-based assessments geldt de aanvullende eis dat vanaf 2 augustus 2026 de aanbieder het systeem zodanig moet ontwerpen en ontwikkelen dat het voor sollicitanten duidelijk wordt dat zij te maken hebben met een AI-systeem. De Rapportage AI & Algoritmes Nederland (RAN) gaat hier verder op in en de AI - verordening gaat een rol spelen in de systemen die worden ingezet voor werving en selectieprocedures. Voorts zal de AP op grond van de Digitaledienstenverordening (DSA) beoordelen of vacatureplatformen voldoen aan de transparantievereisten.

Naar het overzicht