Archiefwet 2026: informatiebeheer begint niet in het archief
De huidige Archiefwet dateert uit 1995 en is daarmee ruim dertig jaar oud. Sindsdien is de manier waarop de overheid informatie maakt, gebruikt en bewaart ingrijpend veranderd. Waar de wet oorspronkelijk vooral was gericht op papieren documenten, ontstaat overheidsinformatie tegenwoordig grotendeels digitaal.
Op 1 januari 2027 treedt de Archiefwet 2026 in werking en wordt de Archiefwet 1995 vervangen. De nieuwe wet moet beter aansluiten op die digitale praktijk en legt meer nadruk op duurzaam informatiebeheer vanaf het moment dat informatie ontstaat. Daarbij geldt overgangsrecht, waardoor niet alle nieuwe regels direct op bestaande documenten en archieven van toepassing zijn.
De wet is relevant voor overheidsorganen, zoals ministeries, gemeenten, provincies en waterschappen. Ook andere organen kunnen binnen het wettelijke toepassingsbereik vallen. Of dat zo is, hangt af van hun juridische positie en taken.
Dat klinkt misschien als een onderwerp voor archivarissen en informatiebeheerders, maar de gevolgen zijn breder. Ook juristen, privacyprofessionals, ICT, security en proceseigenaren krijgen ermee te maken. De kern: overheidsinformatie moet gedurende de hele levenscyclus duurzaam toegankelijk blijven. Dat vraagt om keuzes bij de inrichting van processen en systemen, niet pas wanneer informatie naar het archief gaat.
Duurzaam toegankelijk vanaf het begin
Overheidsorganisaties zijn verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk houden van informatie zolang deze onder hun beheer valt, totdat deze wordt vernietigd of wordt overgebracht naar een archiefdienst.
Duurzaam toegankelijk betekent volgens de toelichting op de nieuwe wet dat overheidsinformatie nu én in de toekomst vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar moet blijven. Dat is niet alleen van belang voor historisch onderzoek. Goede informatiehuishouding ondersteunt ook de dienstverlening, bestuurlijke verantwoording, rechtszekerheid en transparantie van de overheid.
Van twintig naar tien jaar
Een van de meest zichtbare wijzigingen is de verkorting van de overbrengingstermijn. Onder de huidige Archiefwet bedraagt deze in beginsel twintig jaar. Onder de Archiefwet 2026 wordt dat voor documenten die vanaf de inwerkingtreding van de wet worden opgemaakt of ontvangen tien jaar.
Blijvend te bewaren overheidsinformatie komt daardoor eerder onder beheer van een archiefdienst. Na overbrenging zijn documenten in beginsel openbaar, tenzij een beperking aan de openbaarheid is gesteld.
Dat heeft ook een privacyrechtelijke dimensie. Hoe jonger het archief, hoe waarschijnlijker het is dat documenten informatie bevatten over nog levende personen of actuele gebeurtenissen. Organisaties zullen daarom eerder moeten nadenken over de verhouding tussen archivering, openbaarheid en de bescherming van persoonsgegevens.
Voor documenten die al zijn opgemaakt of ontvangen vóór de inwerkingtreding van de Archiefwet 2026 geldt overgangsrecht. De verkorting naar tien jaar betekent dus niet dat alle bestaande overheidsarchieven ineens tien jaar eerder moeten worden overgebracht. Voor deze documenten blijft de overbrengingstermijn van twintig jaar gelden.
Privacy kan openbaarheid langer beperken
Dat documenten eerder worden overgebracht naar een archiefdienst, betekent niet dat alle informatie na tien jaar automatisch voor iedereen toegankelijk is. Na overbrenging zijn documenten in principe openbaar, maar de Archiefwet kent verschillende redenen om de openbaarheid te beperken. De bescherming van de persoonlijke levenssfeer is daar één van.
De Archiefwet 2026 bepaalt dat de openbaarheid vanwege de bescherming van de persoonlijke levenssfeer voor maximaal 110 jaar kan worden beperkt. Onder de Archiefwet 1995 gold hiervoor in beginsel een maximum van 75 jaar. De langere maximumtermijn houdt er rekening mee dat informatie in archieven betrekking kan hebben op mensen die na 75 jaar nog in leven zijn.
Dat betekent niet dat documenten met persoonsgegevens standaard 110 jaar gesloten blijven. Het gaat om een maximale termijn. Er moet worden beoordeeld of een beperking van de openbaarheid nodig is en voor welke periode.
Ook de AVG speelt hierbij een rol. Artikel 86 AVG biedt ruimte om persoonsgegevens in officiële documenten openbaar te maken als het toepasselijke recht daarin voorziet. Daarbij moet een balans worden gevonden tussen de toegang tot officiële documenten en de bescherming van persoonsgegevens.
Voor andere redenen om de openbaarheid te beperken, zoals de nationale veiligheid of de betrekkingen van Nederland met andere landen, gelden andere maximale termijnen.
Ook hier speelt overgangsrecht een rol. Beperkingen van de openbaarheid die vóór de inwerkingtreding van de Archiefwet 2026 zijn gesteld, blijven in beginsel gelden. Verzoeken om toegang tot deze beperkt openbare documenten worden vanaf 1 januari 2027 echter beoordeeld volgens de toegangsregels van de Archiefwet 2026. De bestaande beperking blijft dus van kracht, maar de nieuwe wet bepaalt of en onder welke voorwaarden iemand de documenten toch mag raadplegen of gebruiken.
Archivering by design
Misschien nog belangrijker dan de kortere overbrengingstermijn is het uitgangspunt dat informatiebeheer onderdeel wordt van het primaire proces. Goed archiveren begint niet wanneer een dossier wordt afgesloten, maar zodra informatie ontstaat.
In de praktijk betekent dit dat bij de ontwikkeling of aanschaf van systemen en bij het ontwerpen van nieuwe werkprocessen meteen rekening moet worden gehouden met archivering en duurzame toegankelijkheid. De factsheet van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) spreekt in dit verband treffend van archivering by design.
Dat vraagt onder meer om het vanaf de start stellen van eisen aan systemen en processen, het vastleggen van volledige en consistente metadata, het integreren van selectie en waardering in werkprocessen en het waarborgen van digitale duurzaamheid.
Het is dus belangrijk om de regels uit de Archiefwet en de AVG vanaf het begin samen mee te nemen. Bij het inrichten van systemen en werkprocessen moet duidelijk zijn welke informatie moet worden bewaard, wat juist moet worden verwijderd en welke privacyregels daarbij gelden.
Van selectielijst naar selectiebesluit: wat betekent dat?
Niet alle overheidsinformatie hoeft voor altijd te worden bewaard. Overheidsorganisaties moeten bepalen welke informatie na verloop van tijd mag worden vernietigd en welke informatie blijvend moet worden bewaard, bijvoorbeeld vanwege de waarde voor verantwoording of historisch onderzoek.
Onder de huidige Archiefwet wordt dit vastgelegd in een zogenoemde selectielijst. De Archiefwet 2026 gebruikt hiervoor voortaan de term selectiebesluit. De nieuwe term legt meer nadruk op de beslissing over wat met informatie moet gebeuren dan op de ‘lijst’ waarin die beslissing is vastgelegd.
Volgens de factsheet van OCW moeten organisaties werken met actuele selectiebesluiten en deze zorgvuldig registreren. Voor medewerkers betekent dit vooral dat duidelijk moet zijn welke informatie blijvend wordt bewaard en welke informatie na verloop van tijd mag worden vernietigd. Ook deze keuzes moeten zoveel mogelijk worden meegenomen in de inrichting van systemen en werkprocessen.
Bewaren versus verwijderen: hoe zit het met de AVG?
Zodra overheidsinformatie persoonsgegevens bevat, komt naast de Archiefwet ook de AVG in beeld. De AVG kent het beginsel van opslagbeperking: persoonsgegevens mogen in beginsel niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij worden verwerkt.
Dat betekent echter niet dat persoonsgegevens altijd na een bepaalde periode moeten worden verwijderd. De AVG houdt expliciet rekening met archivering in het algemeen belang. Persoonsgegevens mogen onder voorwaarden langer worden bewaard voor archivering in het algemeen belang, waarbij passende waarborgen moeten worden getroffen.
Ook het recht op gegevenswissing is niet absoluut. De AVG bevat een uitzondering wanneer verwerking noodzakelijk is voor archivering in het algemeen belang en verwijdering het bereiken van dat doel onmogelijk dreigt te maken of ernstig in gevaar brengt.
De Archiefwet en de AVG gelden dus naast elkaar. Bij het bepalen hoe lang informatie wordt bewaard, moet een organisatie rekening houden met beide wetten. Bevat de informatie persoonsgegevens, dan moet ook worden bekeken welke eisen de AVG stelt aan het bewaren, vernietigen en archiveren daarvan.
Meer aandacht voor verantwoording
De Archiefwet 2026 legt daarnaast meer nadruk op toezicht en aantoonbaarheid. Een organisatie moet niet alleen informatie goed beheren, maar ook kunnen uitleggen hoe en waarom dat gebeurt.
Welke informatie wordt vernietigd? Welke informatie wordt blijvend bewaard? Waarom is die keuze gemaakt? En hoe zorgt de organisatie ervoor dat de informatie compleet, betrouwbaar en toegankelijk blijft?
Goed informatiebeheer wordt daarmee nadrukkelijk een bestuurlijke verantwoordelijkheid. Dat sluit voor informatie die persoonsgegevens bevat ook aan bij het verantwoordingsbeginsel uit de AVG. Een organisatie moet niet alleen aan de privacyregels voldoen, maar die naleving ook kunnen aantonen.
Wat betekent dit voor privacyprofessionals en juristen?
Voor privacyprofessionals en juristen is vooral van belang dat archivering eerder in het proces een aandachtspunt wordt. Alleen een bewaartermijn opnemen in een privacybeleid of verwerkingsregister is niet voldoende als de achterliggende systemen informatie vervolgens niet overeenkomstig die termijn kunnen vernietigen of bewaren.
Dat vraagt om nauwere samenwerking met informatiebeheerders, ICT, security, gegevensmanagers en proceseigenaren. Bij nieuwe systemen en processen moeten vragen over privacy, bewaartermijnen, selectie, metadata en duurzame toegankelijkheid gezamenlijk worden beantwoord.
Neem bijvoorbeeld de aanschaf van een nieuw zaaksysteem. Vanuit privacy wordt onder meer gekeken naar gegevensminimalisatie, bewaartermijnen, toegangsbeveiliging en de rechten van betrokkenen. Vanuit de Archiefwet moet tegelijkertijd worden gekeken naar welke informatie blijvend moet worden bewaard, wanneer andere informatie mag worden vernietigd en hoe informatie duurzaam toegankelijk blijft.
Juist door die vragen aan de voorkant gezamenlijk te beantwoorden, kunnen privacy by design en archivering by design elkaar versterken.
Nu al voorbereiden
Hoewel de nieuwe regels nog moeten worden geïmplementeerd, hoeven overheidsorganisaties niet te wachten. Zij kunnen nu al onderzoeken in hoeverre archivering en duurzame toegankelijkheid onderdeel zijn van bestaande processen en systemen.
Een nuttige eerste stap is om bij nieuwe ICT-projecten en aanbestedingen naast privacy- en security-eisen expliciet eisen voor duurzame toegankelijkheid en archivering op te nemen. Ook verdient het aanbeveling om bestaande bewaartermijnen, selectiebesluiten en vernietigingsprocessen naast elkaar te leggen. Een bewaartermijn op papier heeft immers weinig betekenis wanneer een systeem technisch niet in staat is informatie tijdig te vernietigen of juist duurzaam te bewaren.
Voor de implementatie wordt bovendien landelijke ondersteuning ingericht. Het Implementatieprogramma Archiefwet loopt van 2026 tot en met 2031 en voorziet onder meer in kennissessies, opleidingen, praktische handreikingen, een kennisbank en een kenniscommunity.
De Archiefwet 2026 maakt daarmee vooral één ontwikkeling duidelijk: informatiebeheer is geen sluitstuk van een proces, maar moet vanaf het ontwerp worden meegenomen. Voor privacyprofessionals betekent dit dat privacy by design en archivering by design vanaf het begin in samenhang moeten worden bekeken.
Hulp nodig om de AVG en de nieuwe Archiefwet goed op elkaar aan te laten sluiten? Neem contact met ons op.
De nieuwe Archiefwet raakt ook aan de manier waarop jouw organisatie persoonsgegevens bewaart, verwijdert en archiveert. PrivacyTeam helpt bij het in kaart brengen van de privacyrechtelijke gevolgen en het vertalen daarvan naar werkbare processen, beleid en eisen aan systemen. Zo kunnen de verplichtingen uit de Archiefwet en de AVG vanaf het begin in samenhang worden meegenomen.