AVG en de zieke werknemer: wat mag wel en niet?

Er is nog steeds veel onduidelijkheid over wat een werkgever wel en niet mag vastleggen (verwerken van gegevens) over zijn zieke werknemers. In dit bericht willen wij u daarover meer informatie geven.

Welke gegevens mag u eigenlijk van zieke werknemers vastleggen?

Een werkgever mag in het kader van zieke werknemers slechts een beperkt aantal noodzakelijke gegevens verwerken. Zo mag hij vragen naar de verwachte duur van het verzuim, maar niet vragen naar de aard en oorzaak van de ziekte.

De werkgever zelf mag bij de ziekmelding de volgende informatie aan de werknemer vragen:

  • het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
  • de vermoedelijke duur van het verzuim;
  • de lopende afspraken en werkzaamheden;
  • of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (niet onder welke);
  • of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
  • of er sprake is van een verkeersongeval met regresmogelijkheid.

Daarnaast moet de werkgever zich laten bijstaan door een arbodienst of bedrijfsarts. De arbodienst is  een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. De arbodienst mag dan ook een medisch dossier aanleggen van de zieke werknemer.

Gegevens die door de bedrijfsarts of arbodienst aan de werkgevers mogen worden gecommuniceerd zijn onder meer:

  • De werkzaamheden waartoe de werknemer wel of niet meer in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort arbeid dat de werknemer nog kan verrichten), beoordeeld door de arbodienst/bedrijfsarts.
  • De verwachte duur van het verzuim.
  • De mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort arbeid dat de werknemer nog kan verrichten) door de arbodienst/bedrijfsarts beoordeeld.
  • De eventuele aanpassingen of werkvoorzieningen die de werkgever in het kader van de re-integratie moet treffen.

De werkgever mag deze gegevens ook verwerken in een verzuimregistratie.

De werkgever mag onder geen beding meer dan bovenstaande gegevens verwerken; ook niet als deze vrijwillig door de werknemer zijn verstrekt. Het gaat hier onder meer om de volgende gegevens:

  • Diagnoses, naam ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen.
  • Eigen subjectieve waarnemingen, zowel over geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand.
  • Gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen, en dergelijke.
  • Overige situationele problemen zoals: relatieproblemen, problemen uit het verleden, overlijden partner, scheiding, en dergelijke.

Slechts in uitzonderlijke situaties mag de werkgever informatie die vrijwillig door de werknemer is verstrekt opnemen in het personeelsdossier. Een belangrijk criterium hierbij is of er een noodzaak is om deze gegevens op te slaan. Denk bijvoorbeeld aan epilepsie. Het is belangrijk dat een werkgever en collega’s dit weten. Zo kunnen zij bij een toeval juist handelen.

Naar het overzicht