Social media als screeningsinstrument bij sollicitaties: waar ligt de privacygrens?
Een sollicitant maakt een sterke indruk tijdens het sollicitatiegesprek. Zijn cv sluit goed aan en ook het gesprek verloopt positief. Toch besluit de HR-medewerker na afloop zijn naam even op Google en sociale media op te zoeken. Binnen enkele minuten verschijnen vakantiefoto’s, oude berichten en persoonlijke interesses in beeld. De informatie is openbaar te vinden, maar betekent dat ook dat een werkgever deze zomaar mag bekijken en meenemen in de sollicitatieprocedure?
HR Professionals bekijken social media van kandidaten
Uit onderzoek van Indeed blijkt dat het bekijken van sociale media inmiddels regelmatig onderdeel is van het sollicitatieproces. Meer dan de helft van de ondervraagde HR-professionals geeft aan weleens de sociale-mediaprofielen van kandidaten te bekijken. De informatie die zij daar aantreffen, kan vervolgens meewegen in de beoordeling van een sollicitant en in sommige gevallen zelfs bijdragen aan een afwijzing.
Tegelijkertijd blijkt uit hetzelfde onderzoek dat veel werkenden hier terughoudend tegenover staan. Zij beschouwen hun activiteiten op sociale media voornamelijk als onderdeel van hun privéleven en vinden dat werkgevers zich daar niet zomaar in moeten mengen. Daarmee ontstaat een spanningsveld: werkgevers kunnen online steeds meer informatie over sollicitanten vinden, maar de vraag is in hoeverre zij deze informatie tijdens een sollicitatieprocedure ook daadwerkelijk mogen bekijken en gebruiken.
Openbaar betekent niet vrij te gebruiken
Dat een profiel op sociale media openbaar toegankelijk is, betekent niet dat een werkgever de informatie daarop zonder meer mag bekijken of gebruiken. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) moet een werkgever een goede reden hebben om online informatie over een sollicitant op te zoeken. De informatie moet daarbij relevant zijn voor de functie of de sollicitatieprocedure. Alleen uit nieuwsgierigheid zoeken naar persoonlijke informatie over een kandidaat is niet toegestaan.
Informatie inwinnen over sollicitanten
Als werkgever wilt u een goed beeld krijgen van de persoon die u mogelijk in dienst neemt. Het kan daarom wenselijk zijn om aanvullende informatie over een sollicitant te verzamelen, bijvoorbeeld via openbare bronnen op internet. Voor bepaalde functies kan een uitgebreidere screening zelfs verplicht zijn. Omdat het verzamelen van dergelijke informatie gevolgen kan hebben voor de privacy van sollicitanten, is dit niet onbeperkt toegestaan en gelden hiervoor verschillende voorwaarden.
Wanneer mag een werkgever een sollicitant online opzoeken?
Het online opzoeken van een sollicitant is niet zonder meer toegestaan. Als werkgever moet u hiervoor een duidelijke en gerechtvaardigde reden hebben, waarbij de informatie relevant moet zijn voor de betreffende functie. Het enkel opzoeken van een kandidaat uit nieuwsgierigheid is onvoldoende.
Daarnaast moet het onderzoek beperkt blijven tot zakelijke en functiegerelateerde informatie, bijvoorbeeld informatie op LinkedIn. Persoonlijke berichten of foto’s zijn doorgaans niet relevant.
Ook moet u sollicitanten vooraf informeren dat zij mogelijk online worden opgezocht, bijvoorbeeld door dit in de vacaturetekst te vermelden. Wordt gevonden informatie vervolgens gebruikt bij de beoordeling van een kandidaat, dan moet de sollicitant de mogelijkheid krijgen om hierop te reageren en de informatie toe te lichten. Dat de sollicitant deze informatie zelf openbaar heeft gemaakt, doet hier niks aan af.
Screening tijdens de sollicitatieprocedure
Een werkgever kan tijdens een sollicitatieprocedure bepaalde gegevens van een kandidaat controleren. Hierbij kan bijvoorbeeld worden nagegaan of de informatie op het cv klopt of kunnen opgegeven referenties worden benaderd. In sommige branches kan daarnaast onder voorwaarden gebruik worden gemaakt van een zwarte lijst waarop eerdere relevante incidenten, zoals fraude of diefstal, zijn geregistreerd.
Voor bepaalde functies is een screening niet alleen toegestaan, maar zelfs wettelijk voorgeschreven. Zo kan voor werkzaamheden in de kinderopvang een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist zijn. Voor vertrouwensfuncties gelden bovendien afzonderlijke wettelijke regels en uitgebreidere screeningsmogelijkheden.
Privacyadvies nodig?
Heeft u vragen over de privacyregels bij sollicitaties? Neem gerust contact met ons op.
Bel PrivacyTeam op 033-200 30 83 of mail naar post@privacyteam.nl.