Uitzenden van kerkdiensten

Aandacht voor privacyrisico’s

Bron: Kerkbeheer_oktober_2020 (VKB) / Tekst Michel Gielbert, partner bij PrivacyTeam Beeld www.rkkerk.nl

Voor corona bestond er al de mogelijkheid om (kerk)diensten live te volgen of achteraf te bekijken via internet. Mede door corona heeft het opnemen en uitzenden van diensten een grote vlucht genomen. Het ‘op afstand’ kunnen volgen van kerkdiensten of andersoortige bijzondere diensten, zoals bijvoorbeeld doop- en uitvaartdiensten, is een prachtige vinding waar mensen veel steun aan kunnen ontlenen.

Het opnemen en uitzenden van beeldmateriaal zijn verwerkingen die onder de AVG vallen. Aan het uitzenden van diensten zitten dan ook privacy risico’s verbonden. In beginsel mag een kerk diensten uitzenden, maar er zijn wel degelijk randvoorwaarden aan verbonden om de bijkomende (privacy)risico’s te verkleinen. Deze randvoorwaarden, en daarmee dus ook de risico’s, zijn niet voor alle soorten diensten hetzelfde.

Wat het PrivacyTeam in de praktijk ziet is dat deze risico’s binnen kerken vaak nog onvoldoende aandacht krijgen.
De vraag is dan: Hoe zit dit dan en wat kun je eraan doen?

Het opnemen en uitzenden van diensten zijn verwerkingen van persoonsgegevens. Aan het verwerken van persoonsgegevens worden door de AVG eisen gesteld aan organisaties en betrokkenen kunnen diverse rechten uitoefenen. Wat zijn nu de privacy-juridische rollen van de bij het uitzenden van diensten betrokken partijen?

Kerkelijke instantie is de verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer een verwerking wordt verricht door een instantie zonder winstoogmerk die op levensbeschouwelijk of godsdienstig gebied werkzaam is, kwalificeert deze instantie zich als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 sub 7 (AVG). De kerkelijk instantie bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens.

Online platform is de verwerker

Als een kerkelijke instantie verwerkingen, zoals het uitzenden van diensten, uitbesteed aan een online platform dan is dat platform aan te merken als verwerker. De rol van de verwerker is beschreven in artikel 4 sub 8 (AVG). Het online platform werkt uitsluitend in opdracht van de kerkelijke instantie.

Leden zijn betrokkenen

De leden van de kerkelijke instantie, of degenen die te maken krijgen met de verwerking van persoonsgegevens door de kerkelijke instantie zijn aan te merken als de betrokkene(n). Zie artikel 1 lid 1 (AVG). In dit geval gaat het om het uitzenden van beelden waarbij personen in beeld worden gebracht.

Diverse instanties, zoals de Protestantste Kerk Nederland hebben de leden geholpen met het uitschrijven van de verplichtingen inzake de AVG. Zo stelt de PKN dat het uitzenden van kerkdiensten is toegestaan. In haar model privacystatement staat: “Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.”

In de Gesprekshandleiding (pagina 10 en 11) van de PKN staat beschreven hoe de gemeente moet omgaan met kerkdiensten en het publiceren daarvan via een online platform. Hieronder staan de relevante passages: “De kerkenraad doet er goed aan een beleidsuitspraak (eventueel op te nemen in de kerkenraadsnotulen) te doen op welke wijze de gemeente kerkdiensten publiceert (openbaar, op een afgesloten ledenpagina of alleen aan abonnees; met of zonder beeld) en waarom de gemeente dit doet.”

“Als er kerkdiensten worden gepubliceerd en er namen worden genoemd in de kerkdiensten, doet de kerkenraad er goed aan een beleidsuitspraak (eventueel op te nemen in de kerkenraadsnotulen) te doen waarom er voor gekozen wordt om namen te noemen, op welke wijze de privacy van de mensen wordt meegewogen in deze beslissing en hoe men voorkomt dat iemand genoemd wordt die dat niet wil.”

“Als er sprake is van bijzondere kerkdiensten die worden opgenomen en/of uitgezonden waarbij naast de predikant of zij met een functie in de kerk, ook anderen aan het woord en/of in beeld komen (denk bijvoorbeeld aan doopouders en de dopeling) maak dan schriftelijk afspraken over hoe dat (en of dat) gebeurt. Als er sprake is van kinderen vraag dan schriftelijk toestemming aan de ouders/verzorgers.”

“Als er sprake is van bijzondere kerkdiensten die worden opgenomen en/of uitgezonden waarbij naast de predikant of zij met een functie in de kerk ook anderen aan het woord en/of in beeld komen, maar het niet mogelijk is met iedereen vooraf afspraken te maken (bijvoorbeeld bij een avondmaalsdienst waarbij iedereen door het gezichtsveld van de camera loopt), neem dan andere maatregelen. Bijvoorbeeld de camera uitzetten, de camera op een raam/bloemstuk richten of kiezen voor een andere praktische oplossing (twee deelplekken van het brood en wijn; een buiten beeld).”

Hierin worden terecht de verschillen aangegeven tussen het uitzenden van een ‘gewone’ kerkdienst en een ‘bijzondere’ kerkdienst. Het eerste verschil is dat afhankelijk van de soort bijzondere dienst er mogelijk op een andere manier opnames moeten worden gemaakt dan
tijdens een reguliere kerkdienst. Het tweede verschil is dat voor sommige bijzondere diensten er expliciet toestemming moet zijn van de betrokkenen. Dit geldt dus niet voor een bijzondere dienst als het avondmaal, maar wel in geval van bijzondere diensten als doop en
uitvaartdiensten. Twee andere AVG verplichtingen, waar voor alle diensten aan moet worden voldaan, betreft de informatieplicht en
de verwerkersovereenkomst.

Informatieplicht

Zorg dat mensen vooraf geïnformeerd zijn dat er opnames worden gemaakt. Dit kan onder andere met behulp van stickers en  vermeldingen in nieuwsbrieven/uitnodigingen en vermelding op de website. Een veel gekozen oplossing is het inrichten van de ruimte met plaatsen die wel in beeld komen en welke in ieder geval niet in beeld komen, zodat men een keuze kan maken.

Verwerkersovereenkomst

Het is de kerk die bepaalt of een dienst wordt uitgezonden. Het online platform is slechts het uitvoerend instrument die in naam van de kerk de diensten online zet. Vanuit de AVG is er een verplichting om met verwerkers een verwerkingsovereenkomst te hebben afgesloten. In dit geval moet de kerk dus een verwerkingsovereenkomst hebben met het online platform. Hierin moeten de afspraken worden vastgelegd.

Een afspraak zou moeten zijn dat de kerk bepaalt of een dienst openbaar mag worden gesteld of achter een inlog moet worden gezet. Vanuit PrivacyTeam is het advies is om (privacy by default) per definitie alle diensten achter een inlog te zetten, tenzij de kerk anders bepaalt. Bij de meeste online platforms kun je per dienst besluiten of deze openbaar danwel besloten moet worden uitgezonden.

Resumé

Als je als kerk diensten uitzendt/laat uitzenden, zorg dan voor:
• de juiste informatievoorziening naar betrokkenen in relatie tot de reguliere en bijzondere kerkdiensten;
• het vooraf maken van afwegingen welke beelden wel en niet worden opgenomen;
• een goede verwerkersovereenkomst met het online platform;
• schriftelijke vastlegging van toestemming in geval van bepaalde bijzondere diensten.

Drs. Michel Gielbert RO, CIPP/E, CIPM is partner bij PrivacyTeam. PrivacyTeam is partner van de VKB en
biedt privacy oplossingen aan voor kerken.