EasyPrivacy® in het onderwijs

Persoonsgegevens van leerlingen op een adequate manier beschermen

Filios Scholengroep verzorgt katholiek en algemeen bijzonder basisonderwijs in de 14 scholen in de gemeenten Bernheze (Heesch), in de gemeente Oss (stad Oss, Lith, Oijen, Lithoijen, Maren Kessel en Geffen) en in de gemeente Den Bosch (Nuland en Vinkel). De scholen staan midden in de samenleving en verbinden leerlingen, ouders, leerkrachten en hun omgeving. Filios Scholengroep zoekt steeds naar mogelijkheden om het onderwijs te verbeteren. De mogelijkheden en talenten van het kind zijn steeds uitgangspunt, het onderwijs wordt daarop afgestemd. Binnen Filios Scholengroep is Gert-Jan Peeters verantwoordelijk voor de implementatie en het borgen van de AVG die sinds mei 2018 van kracht is.

Beginsituatie

Binnen Filios Scholengroep is het op een juiste manier verwerken van persoonsgegevens van groot belang.
Naast de algemene eisen die gesteld worden moeten er bij deze scholengroep extra maatregelen getroffen
worden omdat er sprake is van extra kwetsbare personen volgens de verordening. Zo hebben scholen specifiek
een verantwoordingsplicht, wat inhoudt dat scholen moeten kunnen aantonen welke technische en
organisatorische maatregelen zij hebben genomen om de persoonsgegevens van leerlingen te beschermen.

De uitdaging

Door deze extra verantwoordelijkheden is het nog belangrijker dat op een makkelijke en juiste manier kan
worden aangetoond dat aan de AVG-eisen wordt voldaan.

Dat betekent dat:
- rollen en verantwoordelijkheden duidelijk moeten zijn.
- dat iedere functionaris die een rol heeft ook weet wat dat betekent en wanneer er aan de eis voldaan is.
- de documenten waarin vastgelegd wordt wat er gedaan is en hoe dat bijdraagt aan het voldoen aan de
eisen van de AVG op een makkelijke manier worden opgeslagen.
- er door de gestructureerde aanpak direct inzage is in de mate waarin wordt voldaan aan die eisen, en
duidelijk is wat er nog gedaan moet worden en door wie.

EasyPrivacy®

Filios heeft EasyPrivacy® ingezet omdat het voorziet in een gelaagde structuur met een centrale cockpit die overzicht biedt. Deze wordt samengesteld uit de cumulatie van de aangesloten scholen en de activiteiten die daar plaatsvinden. “De bibliotheek die in EasyPrivacy® is opgenomen was een goed hulpmiddel omdat het normenkader direct duidelijk was, en omdat er voorbeeld documenten beschikbaar waren om gebruikt te worden als bewijs dat activiteiten op een structureel juiste manier uitgevoerd waren”, aldus Gert-Jan.

Wat zijn de (concrete) resultaten die zijn bereikt?

Door de inzet van EasyPrivacy® was Filios Scholengroep in staat om, door de systematische aanpak die
gevraagd wordt, een goed overzicht te krijgen van de stand van zaken op het gebied van de AVG binnen de
scholen. Dankzij de mogelijkheid om acties in de tijd uit te zetten krijgen betrokken en verantwoordelijke
medewerkers op tijd een waarschuwing dat er zaken herzien dienen te worden en wat er precies wordt
verwacht.

Daardoor wordt er geen tijd verspild aan activiteiten die voldoende zijn geborgd of niet van belang zijn
waardoor er tijd in de drukke agenda’s overblijft om de kritische zaken op te pakken.

Ook is duidelijk geworden dat, om op een snelle en structureel juiste manier de mate van implementatie van de
AVG te verbeteren, er zaken specifiek gedelegeerd moeten worden naar de verantwoordelijke functionarissen
binnen scholen die onderdeel uitmaken van de groep.

Het eerdergenoemde overzicht is ook van belang op het moment dat er een (externe) audit wordt gedaan op
de stand van zaken door de persoon die bij de groep verantwoordelijk is voor de algehele implementatie en/of
de Functionaris Gegevensbescherming (FG) of een andere inspectiedienst.

Bij de laatste audit merkte de FG op dat de Filios Scholengroep zich duidelijk ingespannen heeft om te
voldoen aan de AVG en dat dit, mede dankzij het gebruik van EasyPrivacy® ook goed aantoonbaar was.

https://www.filiosscholengroep.nl

EasyPrivacy®, omdat uw klanten, partners en leerlingen moeten kunnen vertrouwen
op een goede bescherming van hun persoonsgegevens