Hoe Van Opdorp Transportgroep de AVG onder controle heeft

Van Opdorp Transportgroep is dé tank- en bulktransporteur (food, feed en non-food) binnen een straal van 700 km rondom het centraal gelegen Sas van Gent. De groep heeft vestigingen in Nederland en België. Het is een echt familiebedrijf en sinds 1927 “on the road”. Van Opdorp Transportgroep is een partner voor haar klanten en medewerkers, staat voor veiligheid en levert kwaliteit. Hierdoor is de groep in staat waarde en continuïteit te creëren voor haar klanten en onze medewerkers, ook op het gebied van bescherming van persoonsgegevens. Bij Van Opdorp is Tamara Amian, HR Manager, verantwoordelijk voor verdere implementatie van de AVG-richtlijnen
 

Beginsituatie

 

 
Tamara Amian kwam in september 2019 bij Van Opdorp en kreeg ook het AVG-dossier als verantwoordelijkheid. Er was aan AVG-gerelateerde onderwerpen gewerkt om op 25 mei 2018 een basis te hebben, maar het moest verder als project worden opgepakt om nog beter te voldoen aan de eisen van de AVG. 
 

De uitdaging

 
Eerste prioriteit was het consolideren van de werkzaamheden die op het gebied van AVG waren verricht, inclusief de opslag van de uitkomst van die werkzaamheden. Die waren deels analoog en deels digitaal opgeslagen. Daarnaast zocht Tamara contact met branchegenoten in de transportsector om te delen en te leren. Uit die contacten bleek dat er verschillende niveaus van maturiteit bestonden, en dat de grote uitdaging bestond uit het ontdekken van de eisen waar nog aan voldaan moest worden en met welke prioriteit de daaruit voortvloeiende activiteiten moesten worden opgepakt.
 
In de zoektocht naar oplossingen kwam Tamara ook het platform EasyPrivacy® tegen als mogelijke toepassing om structuur aan te brengen en overzicht te krijgen. Na een demo en vergelijking met andere oplossingen werd besloten om EasyPrivacy® aan te schaffen op basis van de uitstekende prijs/prestatie verhouding.
 

EasyPrivacy® 


Na installatie van het EasyPrivacy® platform bij Van Opdorp is een dag besteed (in samenwerking met PrivacyTeam) voor het opzetten van de basis. Aanwezige informatie werd in EasyPrivacy® opgenomen in de daarvoor bestemde activiteiten-planning, eerste to-do lijsten werden gegenereerd en getest, en uiteindelijk ontstond er na één dag een overzicht van de belangrijkste activiteiten die opgepakt moesten worden. Dankzij de mogelijkheid om acties toe te wijzen aan verantwoordelijken was Tamara direct in staat om structuur aan te brengen en rollen en verantwoordelijkheden toe te wijzen aan andere functionarissen bij Van Opdorp. Daardoor kreeg ze overzicht en inzicht en werd de opvolging van de acties beheersbaar. De bibliotheek bracht uitkomst doordat de aanwezige templates meteen konden worden ingezet, wat voor Tamara een enorme tijdsbesparing bleek.
 

Wat zijn de (concrete) resultaten die zijn bereikt? 

 
De eerste indicatie dat de implementatie van AVG-richtlijnen op een goede manier was aangepakt bleek toen tijdens een ISO-audit het AVG-hoofdstuk zonder problemen werd getoetst, waarbij de inspecteur met veel belangstelling keek naar het gebruikte EasyPrivacy® platform.
 
Op basis van de bibliotheek was Tamara ook in staat om een personeelsgids te schrijven met reglementen waarin de AVG-elementen geadresseerd zijn.
 
Voor Tamara heeft de toepassing van EasyPrivacy® als hulpmiddel om nog beter te voldoen aan de richtlijnen van de AVG geleid tot tijdswinst en efficiëntie. 
 
Omdat EasyPrivacy® permanent onderhouden wordt en door PrivacyTeam wordt aangepast met de nieuwe en gewijzigde richtlijnen weet Tamara zeker dat ze de AVG op een juiste manier implementeert bij Van Opdorp.
 
Daardoor kunnen klanten, partners en medewerkers van Van Opdorp er zeker van zijn dat de persoonsgegevens op de juiste manier beschermd zijn. 
 

 http://www.vanopdorp.com/
 
EasyPrivacy®, omdat uw klanten, partners en medewerkers moeten kunnen vertrouwen  op een goede bescherming van hun persoonsgegevens