033 200 30 83
Diploma-uitreiking via een livestream. Kan dat zomaar?
Een diploma-uitreiking is een belangrijk moment in een mensenleven. Het is een feestelijke gebeurtenis waarbij gezamenlijk een periode wordt afgesloten. De geslaagden worden in het zonnetje gezet en de 'inner circle' wordt uitgenodigd om daarbij aanwezig te zijn. Ook zullen leerkrachten, mentoren, de rector en eventueel andere genodigden aanwezig zijn. Kan dit ook via een livestream?
Livestream
Het via een livestream doorgeven van beeld en geluid van de diploma-uitreiking bevat persoonsgegevens van leerlingen, medewerkers en andere sprekers. Met het uitreiken van diploma’s geeft men studieresultaten prijs (namelijk het feit dat zij geslaagd zijn). Studieresultaten van leerlingen zijn gevoelige persoonsgegevens en leerlingen vallen onder de groep van kwetsbare personen. Ook komen (mogelijk) beeld- en geluid van de sprekers en/of genodigden via de livestream beschikbaar. Om de belangen van deze groep betrokkenen te beschermen is men daarom verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te treffen, wanneer over wordt gegaan tot een livestream van de diploma-uitreiking. Maar allereerst is een rechtsgrond nodig om deze livestream mogelijk te maken.
Rechtsgrond: toestemming of gerechtvaardigd belang?
Als de diploma-uitreiking plaatsvindt op school en deze tegelijkertijd middels een livestream wordt uitgezonden heeft men voor deze verwerking een grondslag nodig. De grondslag van toestemming is moeilijk te realiseren als het een grote groep betrokkenen betreft. We denken dat er goede argumenten zijn voor de grondslag van het gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
Wij adviseren bij de grondslag van het gerechtvaardigd belang, de navolgende randvoorwaarden in acht te nemen:
Maak een goede belangenafweging
Bij de grondslag van het gerechtvaardigd belang dient er een belangenafweging te worden gemaakt. Daarbij worden I). de belangen van de verwerkingsverantwoordelijke (lees: de school) afgezet tegen II). de belangen van de betrokkenen. Onder de belangen van de betrokkenen wordt verstaan de bescherming van de rechten en vrijheden van natuurlijke personen.
I). Belang van de school
Het belang van de school is om het bijwonen van de diploma-uitreiking voor alle genodigden mogelijk te maken. In het verlengde hiervan is er natuurlijk ook een belang van degenen die geslaagd zijn, om dit event toegankelijk te maken voor genodigden die niet in de gelegenheid zijn om dit fysiek bij te wonen. De technologische ontwikkelingen maken het mogelijk dat dit op veilige wijze plaats kan vinden.
Anders gezegd, met de juiste beveiligingsmaatregelen (zie hierna) kan een besloten livestream zó worden ingeregeld dat er nagenoeg geen verschil is tussen een fysieke- danwel een online-deelname.
II). Belang van de betrokkenen
Het belang van de betrokkenen is dat hun privacybelangen niet worden geschonden. Dat is, bij het op een veilige manier organiseren van een livestream, goed mogelijk. Een diploma-uitreiking van de school is een besloten bijeenkomst. Dat geldt zowel voor de fysieke bijeenkomst op school als in combinatie met een besloten livestream. Omdat de diploma-uitreiking op school plaatsvindt, houdt de school toezicht op de genodigden en het verloop van de bijeenkomst. Er zullen geen mensen worden ontvangen die niet uitgenodigd zijn en er is geen sprake van een publieke ruimte. Indien vervolgens de livestream alleen toegankelijk wordt gemaakt voor genodigden, is hier sprake van een vergelijkbare situatie als de fysieke bijeenkomst.
Tref passende (beveiligings)maatregelen
De fysieke bijeenkomst op school vraagt op dit punt geen verdere toelichting. Dit vindt al decennia plaats. Voor wat betreft de besloten livestream is het echter belangrijk om passende (beveiligings)maatregelen te nemen. Dit betreft de volgende maatregelen:
I.) Dataminimalisatie
In het kader van dataminimalisatie adviseren wij alleen het podium in beeld te brengen, waarbij de betrokkenen die fysiek aanwezig zijn op de rug worden gefilmd.
Tevens adviseren wij de volgende maatregelen toe te passen:
- De genodigden bij het betreden van de ruimte waar de opnames worden gemaakt, erop wijzen dat er opnames worden gemaakt (hang een bordje op);
- Het bieden van de mogelijkheid aan de genodigden om niet in beeld te komen (aparte plek in de zaal reserveren).
II.) Technische beveiligingsmaatregelen
Gezien 'de stand van de techniek' is het mogelijk om een livestream op een privacy vriendelijke wijze te organiseren, zodanig dat er eigenlijk geen verschil is tussen de fysieke bijeenkomst en de livestream.
De onderstaande beveiligingsmaatregelen moeten daarbij in acht moeten worden genomen:
- Zorg voor een besloten livestream (dus alléén toegang voor genodigden);
- Beveilig de toegang tot de livestream met de optie om alleen genodigden toe te laten (wachtruimte);
- Alléén genodigden ontvangen de link om de livestream te bekijken;
- Zorg ervoor dat de opnameknop in Teams wordt uitgeschakeld;
- Sta niet toe dat er opnames worden gemaakt;
- We adviseren de namen van de niet-geslaagde leerlingen niet te noemen (dat zijn immers ook persoonsgegevens);
Wees transparant en communiceer helder over de livestream
Bij de besloten livestream gaat het om beeldmateriaal en gesproken woord. Wat bijvoorbeeld een mentor/docent/rector zegt over een leerling, komt direct via de livestream beschikbaar. Dat geldt ook voor de gediplomeerde leerlingen wanneer zij naar voren mogen komen om het diploma in ontvangst te nemen. Mogelijk zullen er ook andere personen in beeld komen? In alle gevallen zijn privacy waarborgen nodig. Iedereen die in beeld komt is betrokkene. Daarom dienen zij voorafgaand geïnformeerd te worden over de besloten livestream.
Een belangrijk privacy beginsel is transparantie. Wees daarom helder in de communicatie en informatieverstrekking over de besloten livestream. Zo weten alle betrokkenen waar ze aan toe zijn en kunnen zij doordachte keuzes maken.
Het volgende moet daarom duidelijk worden gecommuniceerd aan betrokkenen:
- De school is verwerkingsverantwoordelijke;
- Wat het doel van de verwerking is (omschrijf daartoe het doel van de verwerking in duidelijke taal);
- De livestream kan alleen worden bekeken door genodigden die daartoe (op verzoek) een link hebben ontvangen;
- Andere personen dan genodigden kunnen/mogen niet meekijken;
- De namen van de niet-geslaagden worden niet genoemd;
- De betreffende genodigden wordt dringend verzocht de livestream niet op te nemen c.q. te delen;
- Er wordt gebruik gemaakt van een privacy vriendelijk ingestelde videobelapp (bijv. Microsoft Teams);
- Vanuit de school kunnen de beelden niet ergens anders (online) terechtkomen;
- Vanuit de school worden de beelden niet (online) gedeeld, opgeslagen, bewaard of anderszins verwerkt.
Bied de mogelijkheid om bezwaar te maken
Bij de grondslag van gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG) heeft betrokkene het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking conform artikel 21 AVG. In dit geval houdt dat in dat personen in de gelegenheid moeten worden gesteld bezwaar te maken om in beeld te komen. Wanneer een betrokkene bezwaar maakt, is de school verplicht de verwerking ten aanzien van die persoon te staken, tenzij de belangen van de school zwaarder wegen. Concreet heeft dat tot gevolg dat de betrokkene niet in beeld komt. Dit moet door de school ingeregeld worden. Daarnaast moet aan de betrokkenen voorafgaand helder worden gecommuniceerd op welke wijze zij bezwaar kunnen maken.
Advies
De school is in deze verwerkingsverantwoordelijke. Het is belangrijk dat zij bij de onderhavige verwerking voldoet aan de privacy beginselen. Dit moet zij kunnen aantonen in het kader van de verantwoordingsplicht. Denk daarbij bijvoorbeeld aan documentatie omtrent de besluitvorming, de communicatie, de technische instellingen, omschrijving van het doel van de verwerking, de grondslag en de randvoorwaarden etc.