Opgeruimd op vakantie – start met een schone (digitale) lei

De zomervakantie komt eraan – hét moment om niet alleen op te laden, maar ook op te ruimen. Gedurende het jaar worden veel persoonsgegevens verzameld in mailboxen, documenten, systemen en ordners. Maar worden die gegevens ook op tijd verwijderd?

Waarom opschonen belangrijk is

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk. Toch is de praktijk vaak anders. Gegevens worden soms uit gemak bewaard, "voor het geval dat", of raken simpelweg in de vergetelheid. Dat leidt tot risico’s, zoals onrechtmatige verwerking, beveiligingsincidenten of zelfs datalekken.

Wat kunt u doen?

Plan vóór de vakantie een gezamenlijke opruimactie. Denk aan:

• Mailopschoning: Verwijder e-mails met persoonsgegevens uit inboxen, verzonden items én gedeelde mailboxen. Exporteer belangrijke documenten naar veilige systemen en leeg daarna de mailbox.
• Netwerkschijven en mappen: Ruim verouderde bestanden op, verwijder dubbele scans, en check of privacygevoelige documenten nog op de juiste plek staan.
• Fysieke dossiers: Ga door archiefkasten, laden en ordners. Gooi weg wat weg mag, en vernietig papierwerk op een veilige manier (bijv. via een DIN P-3 shredder of gecertificeerde dienst).
• Applicaties: Kijk samen met ICT naar de bewaartermijnen in systemen zoals het personeels informatie systeem of andere systemen met daarin persoonsgegeven en laat waar mogelijk opschoning automatiseren.

Voordelen op een rij

Door regelmatig en organisatiebreed op te schonen:

• voorkomt u dataminimalisatieproblemen;
• voldoet u aan beveiligingsverplichtingen;
• verkleint u de kans op datalekken;
• en start u na de vakantie fris en compliant aan het nieuwe jaar.

Tot slot

Opruimen is misschien niet ieders favoriete bezigheid, maar vele handen maken licht werk. Door hier jaarlijks een vast moment voor te reserveren – bij voorkeur vlak voor de zomervakantie – maakt u van ‘privacy en informatiebeveiliging’ een praktisch onderdeel van het werk.

Vragen of hulp nodig? Neem contact op met PrivacyTeam.
We wensen u alvast een goede, veilige en opgeruimde zomervakantie!

Naar het overzicht