033 200 30 83
Tips & tricks voor het inschrijfformulier
Met de start van de lente, nemen ook de inschrijvingen binnen het onderwijs weer een vlucht. Welke gegevens horen thuis op het op het inschrijfformulier? Wat zijn hierbij de aandachtspunten?
Aan de hand van de privacy basisprincipes nemen we u mee naar concrete tips om een verantwoord aanmeld- en inschrijfformulier aan te kunnen bieden aan de ouders/verzorgers van uw nieuwe leerlingen!
Noodzaak en doel
Een onderwijsinstelling mag alle persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn om een leerling in te schrijven. Dit geldt onder de voorwaarde dat de verwerkte persoonsgegevens gerelateerd zijn aan de verwerkingsdoelen van de onderwijsinstelling.
Dataminimalisatie
Daarnaast gaat de AVG uit van dataminimalisatie: er mogen niet méér persoonsgegevens worden verwerkt dan strikt noodzakelijk voor het doel (het doel is hier: de inschrijving van een leerling op een school voor het volgen van primair onderwijs).
Proportionaliteit en subsidiariteit
Wanneer de verwerking ook op een andere wijze kan plaatsvinden - waarbij minder persoonsgegevens worden verwerkt - dan zal deze andere wijze moeten worden aangewend. Zo hoeven bijvoorbeeld reeds verkregen persoonsgegevens niet nogmaals te worden opgevraagd.
Hoe pak je dit nu praktisch aan?
We hebben 8 tips op een rijtje gezet:
1. Noodzaak en doel
- Zoals gezegd moeten de op te vragen persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze verwerkt worden.
- Loop daarom nog eens het aanvraag- en het inschrijfformulier door en ga na wat de noodzaak is van de verwerking. Klopt dit nog? Of zijn aanpassingen gewenst?
- Controleer in uw verwerkingsregister eens of het doel van de verwerking volledig en juist is vastgelegd. Is dit nog up-to-date?
2. Aanmeldproces of inschrijvingsproces?
- Zorg voor een duidelijk onderscheid tussen de aanmeldfase en de inschrijvingsfase voor wat betreft de op te vragen persoonsgegevens. Dit betekent onder meer dat er 2 formulieren zijn: het aanmeldformulier en het inschrijfformulier.
- Zo is bijvoorbeeld het BSN-nummer geen persoonsgegeven dat in de aanmeldfase wordt uitgevraagd. In het aanmeldformulier wordt informatie gevraagd die relevant is voor de plaatsing van de leerling. Daarom is een BSN-nummer nog niet nodig in deze fase. Wel relevant zijn bijvoorbeeld: communicatiegegevens van de ouders, naam en gegevens leerling, mogelijk enkele specifieke opties en schoolvoorkeur.
- Zodra het besluit is genomen om een leerling toe te laten en in te laten schrijven, zijn aanvullende gegevens nodig (die nog niet nodig waren in de aanmeldfase). Deze aanvullende gegevens worden dan opgevraagd in het inschrijfformulier.
3. Dataminimalisatie
- Het is niet de bedoeling dat scholen persoonsgegevens opvragen bij ouders/verzorgers, die zij reeds hebben ontvangen (bv. via het aanmeldformulier).
- Dat geldt ook voor persoonsgegevens die nog via een andere weg zullen worden ontvangen (bv. het onderwijskundig rapport, overstapdossier).
- Overweeg om het aanmeld- en inschrijvingsproces digitaal te laten plaatsvinden. Dit voorkomt onder meer dat er gegevens worden opgevraagd die reeds verkregen zijn. Dit digitale proces moet adequaat beveiligd worden.
- Gebruik voor alle scholen binnen een bestuur dezelfde formulieren.
4. Geheime gegevens
- Let op geheime gegevens. Controleer regelmatig of er sprake is van geheime gegevens. Tref daarnaast ook technische en organisatorische maatregelen om deze geheime gegevens ook geheim te houden. Het gaat hier bijvoorbeeld om een geheim adres/telefoonnummer/e-mail adres etc.).
5. Juistheid
- Zorg voor juiste informatie: gegevens moeten altijd juist zijn. Wees er alert op dat wijzigingen in persoonsgegevens zo spoedig mogelijk worden doorgevoerd.
6. Privacy toelichting
- Wij adviseren een heldere privacy toelichting te verstrekken, voorafgaand aan het in te vullen formulier van inschrijving. Hierin geeft men uitleg over het inschrijfformulier. Hier kan een verwijzing worden gemaakt naar uw Privacyverklaring.
7. Toestemming beeldmateriaal
- U kunt overwegen om het toestemmingsformulier beeldmateriaal toe te voegen aan het inschrijfformulier. Ook hier heeft de digitale route de voorkeur. De toestemming kan eenmalig aan het begin van de schoolloopbaan worden uitgevraagd. Of dit handig is, hangt af van de wijze waarop dit bijvoorbeeld via een ander systeem (LAS/LVS) is gedigitaliseerd. Nadien kan elk jaar in bijvoorbeeld de schoolgids worden gewezen op de mogelijkheid dit aan te passen.
8. CBS Calculator
- Scholen waren voorheen verplicht om gewichten te registreren op basis van een ingevuld ouderformulier. Gewichten hoeven echter niet meer op schoolniveau geregistreerd te worden. Sommige gegevens in het inschrijfformulier zijn dan ook in de nieuwe systematiek niet meer noodzakelijk om bij de ouders uit te vragen in het kader van de bekostiging van de school. Wij komen echter deze gegevens nog wel tegen bij inschrijfformulieren.
- Omdat het CBS deze berekeningen nu uitvoert op basis van de nieuwe methodiek, is deze directe koppeling in de bekostiging vervallen. Met als gevolg minder administratieve lasten voor scholen en ouders.
- Kortom: er zijn persoonsgegevens die voorheen noodzakelijk waren om aan de zogenaamde gewichtenregeling te kunnen voldoen. Met de komst van de CBS calculator hoeven sommige persoonsgegevens niet meer te worden opgevraagd.
- Voor meer informatie zie: De nieuwe onderwijsachterstandenindicator primair onderwijs/oktober 2019 (https://www.cbs.nl/nl-nl/maatwerk/2019/45/de-nieuwe-onderwijsachterstandenindicator)
Tot slot
Hebt u vragen? Neem contact met ons op, we helpen u graag.
Ook zullen wij binnenkort in de rubriek “Onderwijs: tips & tricks” nader ingaan op het opvragen van het BSN-nummer.
