Aan de AVG-eisen voldoen zonder dat er tijd verloren gaat.

WVO Zorg is een organisatie die in Vlissingen en Middelburg en in de directe omtrek ’zorg met inhoud’ in brede zin aanbiedt. Wanneer men beperkt wordt door ziekte of ouderdom is het belangrijk om zoveel mogelijk verbonden te blijven met de wereld om je heen. Samen met je dierbaren blijven genieten van vandaag en gisteren. Naast de beste zorg gaat het ook om het welzijn van mensen. WVO Zorg maakt iedere dag de moeite waard door zorg en welzijn te bieden, persoonlijk en op maat. ‘Samen voelt beter’, dat is waar zij zich dagelijks voor inzetten. 
 

Marieke de Hoop-Keijzer is locatiemanager van een van de verpleeghuislocaties van WVO Zorg en ook, als projectleider, verantwoordelijk voor een aantal deelprojecten en de gehele implementatie van de AVG. Op deze manier heeft ze een totaal overzicht maar ook voeling met de dagelijkse werkelijkheid van AVG implementatie en uitdagingen om blijvend te voldoen aan AVG-eisen.
 

Beginsituatie
 

WVO Zorg dient net als alle andere zorginstellingen in Nederland te voldoen aan de wettelijke normen die op 25 mei 2018 van kracht zijn geworden als "de AVG". In de zorg bestond voor de AVG al verhoogde aandacht voor bescherming van persoonsgegevens maar door invoering van de AVG werden zaken verder aangescherpt en werd aantoonbaarheid veel belangrijker. Binnen een aantal sectoren, waaronder de zorg, was ook direct verhoogde aandacht van de Autoriteit Persoonsgegevens vanwege het bijzondere karakter van de persoonsgegevens die worden verwerkt.  Binnen WVO Zorg werd al wel gebruik gemaakt van kwaliteitshandboeken, die periodiek moesten worden aangepast als er nieuw beleid moest worden bepaald en ingevoerd. Die handboeken moesten ook structureel onderdeel worden van de invoering van de AVG-eisen.   
 

De uitdaging

 
Bij aanvang van het AVG-project was het van belang om duidelijk inzicht te krijgen in de stand van zaken. Om dat inzicht te krijgen werd PrivacyPeople, leverancier van AVG-gerelateerde diensten, ingeschakeld om een zogenaamde 0-meting te doen. In die 0-meting werd vastgesteld in hoeverre AVG-eisen waren vertaald in concrete acties om te voldoen aan AVG, op welke gebieden verbetering nodig was om blijvend te voldoen en wat die verbetering inhield qua benodigde inspanning en bemensing.
 

EasyPrivacy® 

 
Op het moment dat de acties die uit de 0-meting naar voren kwamen moesten worden uitgevoerd, is direct gekozen voor EasyPrivacy® als platform om de verdergaande implementatie te ondersteunen. EasyPrivacy® bood de perfecte ondersteuning voor de benodigde veranderingen in houding en gedrag die de invoering van AVG met zich meebracht. Daarnaast was de functionaliteit waarbij acties konden worden vastgesteld, aan personen worden toegedeeld en vervolgens konden worden gevolgd zeer welkom. "Werken met een specifiek platform voor het beheren en beheersen van de mate waarin aan de AVG-eisen wordt voldaan, heb ik als prettig ervaren", vertelt Marieke. 
 

Wat zijn de (concrete) resultaten die zijn bereikt? 

Bij WVO Zorg is men er zeker van dat, dankzij het gebruik van EasyPrivacy®, de beschikbare schaarse tijd wordt besteed aan de juiste dingen omdat er altijd met één druk op de knop een overzicht is van de status, de openstaande acties (en wie daarvoor verantwoordelijk is) en de algehele voortgang van de AVGimplementatie. Daardoor is men er gerust op dat de planning op orde is. Dankzij de mogelijkheid om acties in de tijd uit te zetten krijgen betrokken en verantwoordelijke medewerkers op tijd een waarschuwing dat er zaken herzien dienen te worden, en wat er precies wordt verwacht. 
 
De projectleider kan snel en gemakkelijk een rapportage maken die gebruikt kan worden in de overlegstructuur. Daardoor is zeker gesteld dat het gesprek altijd over de juiste onderwerpen gaat met de juiste feiten als basis. En dat duidelijk is wie de (deel)verantwoordelijkheid heeft voor het completeren van acties. De projectleider kan zich dus concentreren op het leiden van het project, zonder zich zorgen te hoeven maken over de infrastructuur.
 
Door de inzet van EasyPrivacy® als AVG-beheer platform is de implementatie van AVG binnen WVO Zorg voortvarend en structureel juist aangepakt. En door het inzicht en overzicht wat met EasyPrivacy® bereikt wordt is die aanpak blijvend en aantoonbaar juist. De automatische aanpassingen van EasyPrivacy® aan nieuwe eisen zorgt ervoor dat er geen onaangename verrassingen kunnen ontstaan, WVO Zorg is altijd voorzien van de laatste stand van de AVG-eisen en weet hoe ze eraan moet voldoen.
 
 
https://www.wvozorg.nl/
 
EasyPrivacy®, omdat uw klanten, partners en medewerkers moeten kunnen vertrouwen  op een goede bescherming van hun persoonsgegevens