033 200 30 83
Tips & tricks voor verwerken van het BSN-nummer
In aanloop naar de zomer, nemen ook de inschrijvingen binnen het primair en voortgezet onderwijs een vlucht. In deze bijdrage geven wij een praktische handreiking voor het verwerken van het BSN-nummer [1].
We bespreken de manier waarop BSN-nummers verwerkt kunnen worden. Ook geven wij tips over de invulling van uw verwerkingsregister.
Inleiding
Vorige keer hebben wij aandacht besteed aan de opzet van het inschrijfformulier voor het primair onderwijs in onze rubriek “Onderwijs: tips & tricks” (tips & tricks voor het inschrijfformulier).
Wij wezen onder meer op het maken van een duidelijk onderscheid tussen de aanmeldfase en de inschrijvingsfase voor wat betreft de op te vragen persoonsgegevens. Het zijn namelijk twee aparte procedures die los van elkaar moeten worden gezien. Dit betekent dat er 2 formulieren zijn: het aanmeldformulier en het inschrijfformulier.
Een ander relevant onderscheid is dat het BSN-nummer in de inschrijffase wordt opgevraagd (en nog niet in de aanmeldfase).
In dit artikel lichten we het verwerken van het BSN-nummer verder toe.
Wettelijke grondslag
Artikel 46 van de Uitvoeringswet AVG (UAVG) regelt dat verwerking van het BSN-nummer bij wet moet zijn voorgeschreven, dan wel voor doelen bij de wet bepaald.
Op grond van artikel 40b WPO [2] / artikel 27b WVO [3] is het verstrekken en daarmee ook het verwerken van het BSN-nummer noodzakelijk voor de inschrijving van de leerling. Artikel 40b WPO /artikel 27b WVO rechtvaardigt dan ook de verwerking van het BSN-nummer in de inschrijffase door de onderwijsinstelling. Let daarbij wel op de manier waarop BSN-nummers verwerkt worden.
Op welke manier kunnen BSN-nummers verwerkt worden?
Als antwoord op de vraag kunt u de onderstaande handreiking aanhouden:
Er vindt inzage plaats aan de hand van een van overheidswege verstrekt document (van de leerling) of een kopie daarvan. Een van overheidswege verstrekt document is:
- Het document Kennisgeving BSN-nummer;
- Het paspoort;
- De identiteitskaart;
- Een Uittreksel BRP (Basis Registratie Personen) met BSN-nummer;
- De zorgpas;
- Het geboortebewijs;
Het is niet de bedoeling om het officiële document zelf te bewaren, op te slaan, te kopiëren of anderszins te verwerken.
Het officiële document mag dus alleen worden ingezien om het BSN-nummer over te nemen, te verkrijgen of te controleren.
Indien inzien zonder verwerken in de praktijk niet lukt, mag gekozen worden voor een meer praktische oplossing:
- Het is toegestaan om een kopie van het officiële document op te vragen voor een afgesproken periode van maximaal 1 week [4].
- De persoon die de inschrijving afhandelt, is de enige die dit document mag inkijken.
- De kopie moet tot de inschrijving is afgerond (einde afgesproken periode), veilig worden bewaard (denk bij terhandstelling aan het opbergen van het document in een afsluitbare ruimte of kast).
- Na het verstrijken van de afgesproken periode moet de kopie teruggegeven of vernietigd worden (denk bij terhandstelling bijvoorbeeld aan een betrouwbare “AVG-proof” papiervernietiger zoals een DIN P-3 shredder).
Verwerkingsregister
De verwerking van de BSN-nummers moet natuurlijk ook worden opgenomen in het verwerkingsregister. Daartoe geven wij hieronder een handreiking voor het invullen van uw verwerkingsregister.
Ø Gegevensverwerking:
· Kennisgeving BSN-nummer/identiteitskaart/uittreksel BRP met BSN-nummer/zorgpas/geboortebewijs.
Ø Soort persoonsgegevens:
· BSN.
Ø Doel van de verwerking:
· Het BSN-nummer is nodig ter identificatie van de leerling. Dit vindt plaats aan de hand van een van overheidswege verstrekt document. Een en ander kan zo worden doorgegeven conform wettelijke plicht.
Ø Grondslag:
· Het is een wettelijke plicht om het BSN-nummer te verstrekken ex artikel 40b WPO/artikel 27b WVO. Het BSN-nummer wordt overgenomen van een van overheidswege verstrekt document maar dit controledocument mag niet verwerkt worden (niet bewaren, opslaan etc).
Ø Wat is de noodzaak van de verwerking?
· Het is noodzakelijk om het BSN-nummer te verkrijgen of te controleren omdat de wet het voorschrijft, het is een wettelijke vereiste.
· Er is geen noodzaak om het officiële document zelf te verkrijgen (of een kopie daarvan). Het document kan worden ingezien om het nummer over te nemen/controleren (aan de hand) van het officiële document, zonder dat document verder te verwerken (bewaren, opslaan, etc.).
Ø Is er sprake van minimale gegevensverwerking (dataminimalisatie)?
· Ja, indien het document kan worden ingezien om het nummer over te nemen/controleren (aan de hand) van het officiële document, zonder dat het document verder wordt verwerkt (bewaren, opslaan, etc.).
[1] Persoonsgebonden nummer, ofwel Burgerservicenummer, oftewel ‘BSN’ (kan voor onderwijs naast BSN-nummer ook zijn een (tijdelijk) onderwijsnummer/leerlingadministratienummer).
[2] WPO: Wet op het Primair Onderwijs.
[3] WVO: Wet op het Voortgezet Onderwijs.
[4] Bron: Kennisnet, https://aanpakibp.kennisnet.nl/uitwisselen-van-persoonsgegevens/
Ziet u zelf graag vragen beantwoord in onze rubriek “Onderwijs: tips & tricks”? Laat het ons weten. Mogelijk wordt uw vraag dan binnenkort beantwoord in onze nieuwsbrief.
